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David Allen estrena libro

El tema de GTD (Organízate con Eficacia) causó gran revuelo, especialmente en Estados Unidos a partir del año 2004. El hecho de mejorar la productividad, estar más organizado, con menos estrés, pensar con mayor claridad y tener más tiempo para hacer las cosas que más nos gusta originó una suerte de ‘culto’ a David Allen y la productividad. Así mismo, vinieron sitios como www.lifehacker.com, www.43folders.com, y todos los de su tipo que popularizaron el término ‘lifehack’ cuya traducción de su definición en inglés es: provocar un cambio; causar una transformación y, en este sentido, la idea es transformar los hábitos en lo personal y en el trabajo de forma que se logre simplificar la vida al mejorar la productividad (tanto en lo personal como en lo laboral). Así mismo, aunque a un nivel menos fanático, esta idea tomó su lugar en los países de habla hispana y dio origen a varios sitios sobre productividad en español (incluido este :-p).

David Allen llega ahora con un nuevo libro titulado Making It All Work que traduciría algo como Haciendo que todo funcione. Y revisando los sitios que hacen referencia al mismo, noto que trata en detalle el tema de lo que él llama la Matriz de la auto-gestión, un tema que explicó en una charla para Google, publicada en el canal oficial de Google en Youtube y de la cual hice un repaso detallado en Febrero. En dicha ocasión, basado en el video, escribí:

Matriz de la auto-gestión

gtd matriz auto-gestion

Cuadrante 1 – Reactivo (Reactor)

 

Poca perspectiva, poco control. Estamos frente al reactivo, siempre manipulado por lo urgente y más sobresaliente. Es aquel que sale de una reunión con mil cosas por hacer, programar y organizar, se bloquea.

Cuadrante 2 – Micro Gerente (Micro Manager)

 

Alto control, poca perspectiva. Es el que reorganiza un escritorio evadiendo una difícil llamada por hacer. Va al detalle, tiene demasiado control, demasiada estructura y carece de flexibilidad.

Cuadrante 3 – Loco hace-todo (Crazy Maker)

 

Alta perspectiva, poco control. Aquel con muchas ideas, muchos pensamientos, quiere hacer de todo. Pero no tiene conciencia del tiempo y los recursos. Muchos de los que no quieren hacer GTD, son ‘Crazy Makers’, pensando, erróneamente, que GTD se trata de mucho control, que se van a convertir en Micro Gerentes, y no quieren eso.

Cuadrante 4 – Capitán y Comandante (Master & Commander)

 

Alta perspectiva, alto control. El cuadrante ideal. Como ejemplo menciona el típico jefe que uno no ha visto en dos semanas, que entra a nuestra oficina y pregunta justamente por aquello de lo que no nos hemos hecho cargo o salió mal. Lo tienen en sus entrañas. Este cuadrante es un punto intermedio entre estructura y libertad.

Me sorprende ver que estos son los temas del nuevo libro y que el propio Allen había hecho referencia a ellos desde hace más de un año atrás. Aún cuando lo que explica en el video es bastante resumido, es suficiente para entender la idea. Vendrán nuevas críticas del libro y veré si la compra del mismo reditúa.

Para leer mi artículo original completo: David Allen en Google hablando sobre GTD (Getting Things Done)
Video: David Allen: Getting Things Done

Noticias sobre el nuevo libro (en inglés):

15 mejores aplicaciones para la Palm Treo 650 (Gratuitas)

Hace un par de años que me acompaña una Treo 650 como teléfono móvil y PDA, es decir teléfono inteligente. Lamentablemente no tengo contratado el plan de datos en el momento; aún así hay bastantes aplicaciones que se me han hecho imprescindibles en éste aparatito.

Las aplicaciones que voy a listar han sido probadas y comprobadas sin presentar fallos (a excepción de las que menciono explícitamente como posiblemente problemáticas), algo muy común en las aplicaciones gratuitas para la plataforma Palm. Sin un orden en particular, aquí están:

1. Belltime belltime

Reloj y alarma altamente configurables. En esta versión se pueden configurar cuatro espacios, en cada uno se elige el reloj o alarma a utilizar, hay reloj digital y análogo, alarma diaria, alarma semanal, alarma programada con fecha, cronómetro, y zonas horarias.

Dentro de las configuraciones interesantes para las alarmas está la posibilidad de escoger la acción a realizar cuando la alarma se active,  escoger el sonido, el número de repeticiones que sonará, el intervalo de tiempo entre cada repetición y una característica genial, se puede escoger el rango de volumen desde que la alarma empieza a sonar, hasta que termina, así el despertar se hace suave y progresivo, sin sobresaltos.

2. Colorize

colorize

Colorize permite seleccionar diferentes combinaciones de colores para el Treo o la Palm. Su ventajas ventajas sobre la aplicación original instalada en Palm son:

  • Tiene muchas más combinaciones de colores.
  • Los temas se pueden exportar al memopad, modificar los códigos de color, e importar nuevamente.
  • Permite editar los temas actuales en todos sus elementos: formularios, menús, objetos y campos.

Es una aplicación muy recomendada para cambiar el look de cuando en cuando.

3. Converter

converter

Este es un conversor de unidades para, prácticamente, cualquier tipo: aceleración, ángulo, área, densidad, energía, flujo, fuerza, longitud, números, poder, presión, temperatura, velocidad, tiempo, torque, volumen, peso y hasta tallas de ropa y zapatos y consumo de combustible

Es muy fácil de usar, se selecciona el tipo de unidad a convertir en el menú (arriba, a la derecha), se elige la unidad desde donde queremos convertir (en la columna de la izquierda), ponemos el valor y pulsamos sobre la unidad a la cual queremos convertir (en la columna de la derecha).

4. Destaller

destaller De tanto probar aplicaciones, instalar, desinstalar, en ocasiones no queda fácil desinstalar los programas de la Treo (o Palm) completamente. Quedan rastros de bases de datos, librerías y configuraciones que ocupan memoria innecesariamente. Con este pequeño programa es realmente sencillo hacerlo. Lo que lo hace especial y fácil es que lista todas las aplicaciones en la columna izquierda y los archivos relacionados a la aplicación en la columna derecha, así, al borrar, no quedan restos y estamos seguros de eliminar la aplicación, configuraciones y archivos asociados completamente.

5. Keycaps600

keycaps600

Esta aplicación es simple, nos evita usar la tecla de función (la tecla azul) que se usa para escribir símbolos, y la tecla de cambio (shift) que se usa para bloquear mayúsculas. Es configurable a gusto del usuario pero su uso predeterminado es: al teclear una vez, da la letra, al teclear seguido dos veces, da el número o símbolo de la tecla y, al sostener la tecla oprimida, da la opción de mayúscula. A quienes quienes usamos tildes y la letra ñ es nos quedan debiendo dicha opción, pues no existe y debemos seguir usando la tecla alt para acentos (tildes)  y caracteres especiales.

6. Minitones

minitones

Esta es una de mis favoritas. Originalmente, la Treo no permite usar archivos .MP3 para ser usados como ringtones. Minitones revisa la tarjeta de memoria SD en busca de archivos .MP3 y ofrece la opción de importarlos, cambiarles el nombre y recortarlos a gusto para después usarlos como ringtones. Genial y muy fácil de usar. También permite ingresar a las preferencias de sonido de la Treo directamente desde la aplicación.

7. LEDOff

ledoff Tal vez la primera utilidad que instalé. Aquella luz verde centelleante como la de un avión me parece bastante molesta. Esta aplicación permite elegir los eventos que se acompañen con señal luminosa. Personalmente, deshabilito las siguientes:

  • Para Signal, deshabilito In coverage.
  • Para Battery, deshabilito Charging y Topping off

8. Fieldplus

fieldplus

Otra muy buena aplicación. Una de las tediosas tareas en una Treo es seleccionar texto, copiar y pegar. Para eso hay que usar el stylus y no se tiene muy buena precisión.

Esta aplicación, a la que se accede a través del botón de preferencias de la Treo (aparece como una opción allí) permite usar la tecla de cambio (shift) en conjunto con las teclas de navegador para seleccionar texto y luego de esto, la tecla del centro para ejecutar acciones: seleccionar palabra, línea o párrafo, copiar, cortar y pegar. Supremamente útil y recomendada.

9. Soundrec

soundrec Otra de las primeras aplicaciones que instalé. Venía de usar una Palm Zire 72 la cual tiene incorporada la función de grabar notas de voz. Grande fue mi sorpresa cuando me di cuenta de que la Treo 650 no tiene esta función.

Al rescate sale Soundrec, permite grabar las notas de voz y personalizar algunas funciones como el volumen de grabación y reproducción, y opción de grabación con una sola tecla. En algunas ocasiones provoca reinicios de la Palm, aparentemente no se lleva bien con algunas otras aplicaciones.

10. Checklist

checklist Una muy conveniente aplicación para llevar listas sencillas.

Aunque no tiene muchas opciones para poner en práctica GTD, hace su trabajo. Permite crear varias listas diferentes y a su vez, categorizarlas. Tiene opciones para exportar las listas, importarlas, copiarlas, purgarlas, etc.

11. CheckBook

mycheckbook No puede faltar una aplicación para hacerle seguimiento a nuestras movimientos de dinero. Este programa es suficiente y completo para ese trabajo. Permite crear varias cuentas, cruzar movimientos entre las mismas, crear categorías, pagos programados, etc.

Yo he creado dos, una en la que llevo mi estado de cuenta de ahorros y otra con la que hago seguimiento al efectivo. Las dos cuentas están relacionadas y así veo a dónde va mi dinero. Permite exportar los movimientos y hacer copias de respaldo.

12. FileProg

fileprog Un programa que  provee información detallada de cada archivo contenido en la Treo. Podemos ver el tamaño, el tipo y la fecha de creación. También permite copiar, pegar, eliminar y hasta transmitir via inalámbrica los archivos. Podemos aplicar filtros para encontrar ciertos archivos, crear directorios y lanzar las aplicaciones. Es un complemento para Destaller, mencionada antes.

13. TraceCrash

tracecrash Esta es sencilla, simplemente lleva un registro de las aplicaciones que causan una caída del sistema operativo de la Palm.

De esta forma, es fácil ubicar aquella aplicación que está causando problemas para borrarla inmediatamente. Muy útil con tanto freeware mal programado que se ve por ahí.

14. BDicty

bdicty Este es un lector de documentos. Es usado principalmente para gestionar diccionarios, de todo tipo.

Personalmente tengo instalado uno de términos económicos en inglés, muy útil para mi ocupación en comercio internacional. Se pueden encontrar diccionarios gratuitos en www.beiks.com.

15. SharkMsg

sharkmsg Este es muy útil. Con el se pueden escribir frases predeterminadas para ser enviadas como mensajes de texto cuando, por cualquier motivo, no podemos contestar una llamada. Simplemente se rechaza la llamada, el cuadro de diálogo de SharkMsg se abre, se selecciona la frase apropiada y oprimimos enviar. Tiene también la opción de programar el envío de un mensaje específico como opción predeterminada.

Aún lo estoy probando pues me da la impresión de que aún cuando lo pongo en modo manual, termina enviando mensajes sin solicitarlo. También aparece el cuadro de diálogo al colgar una llamada que yo mismo he hecho (ilógico).

Bueno, creo que eso es todo. La mayoría de gente que veo que usa estos teléfonos inteligentes no sacan el máximo provecho y se limitan al uso de los programas instalados de fábrica o a usarlos exclusivamente como teléfonos.

Pienso contratar el plan de datos dentro de poco (nuevamente) luego de lo cual volveré con otro grupo de aplicaciones como Google Maps, CC Lite (un cliente de mensajería instantánea), coto GPS (un GPS) y otros bastante interesantes.

Comentarios, sugerencias, ampliación de esta lista, etc. pueden incluirlos en los comentarios.

Entrevista con David Allen: Parte 3, Organizarse con Eficacia realmente, no es solo listas.

Hoy, por último, entrego la traducción de la tercera parte de la entrevista con David Allen con referencia al elemento primordial de GTD, su núcleo, su parte vital. Personalmente, he probado innumerables programas y aplicaciones web que tienen implícita la metodología GTD y siempre, por uno u otro motivo, termino por hacerlos a un lado. Se vuelve tan tedioso y complicado el uso de estos programas que se pierde tiempo y atención, todo lo contrario del objetivo que se persigue con esta metodología.

Parte 3: Organizarse con Eficacia, realmente, no es solo listas

Hace unas semanas tuve la oportunidad de entrevistar al autor de Organízate con Eficacia David Allen sobre una variedad de temas.

Siga leyendo para la concluyente parte 3 donde le pregunto sobre su nuevo libro y el enfoque en el núcleo de GTD.

Bob Walsh: ¿Cómo va el nuevo libro, nos puede contar al respecto?

David Allen: Ahí va. Y realmente se desarrolló del Seminario de Plan de Trabajo, el cual es un seminario público de un día que desarrollé hace un par de años. Fue como una reingeniería de mi seminario público hacia una descripción general de alto nivel de un día. Es como GTD en esteroides. Es como que la percepción de GTD de la mayoría de la gente es aún superficial.

Pero los principios que subyacen el porqué GTD funciona, tienen grandes implicaciones y aplicaciones que la mayoría de la gente no ha mirado en profundidad o que no entendió lo suficiente. Entonces, esto será simplemente una explicación adicional de eso.

Bob: ¿Tratando de llevarlos más allá de la idea de sólo listas?

David: Bueno, mucha gente mira GTD y dice, Dios, tengo que hacer todo ese sistema… eso es mucho para hacer, me rindo. Y no entienden realmente que si quiere entrar a cualquier lado y quiere tener más control, todo lo que realmente necesita es una versión de recopilar. Eso es sentarse y tomar todo lo que tiene mi atención o la atención de todos en el grupo en el cual quiero tener control. Luego lo puede sacar. Necesito externalizarlo.

Entonces, externalizar cosas que tienen su atención es una cosa muy poderosa para hacer como paso inicial hacia tomar el control. Eso puede estar en una relación, puede estar en su familia, puede estar en un departamento, puede estar en un proyecto. Ese principio central, dice la gente, “¿Quiere usted decir que debo escribir todo? Bueno, no quiero o no necesito escribir todo, aún así haré únicamente media lista.”

Aún son unas pocas personas, aún gente que usted cree que hacen GTD, que están haciendo realmente GTD. Es decir, realmente nada en su mente. Absolutamente nada en su cabeza. Han aprendido que el cerebro no es el lugar para tener eso. Y es externalizado. Toma un par de años para la mayoría de la gente, realmente empezar a integrar eso para que así se construyan, como consecuencia, los comportamientos que permiten un tipo de control automático.

Entonces, hay mucho en eso. Otra vez lo digo, no cambiaría nada. El primer libro, cuando se piensa en ello, es aún el manual táctico. Si se quiere tener control del entorno personal, aquí, siéntese y hágalo. La parte dos del primer libro es nuestro proceso de entrenamiento. Eso no ha cambiado.

Así es como lo hacemos realmente. Ahora, hemos aprendido algunas cosas, en su mayor parte, es un tanto una confrontación para la mayoría de la gente sentarse y caminar hacia esto. Unas pocas personas lo hacen. Pero realmente están listos para eso.

Pero la mayoría de la gente se sienta y dice, “Dios mío, quiere decir ¿juntar cada cosa que no es perfecta, completa o terminada en mi mundo y ponerlo en un lugar? Dios mío, me rindo”. Es muy intimidante y lo entiendo. Pero también explica porqué y cómo funciona y hace que la gente lo adopte.

No se irá. Mi libro es número 33 ahora mismo en todo Amazon. Ha incrementando las ventas 20% cada año y no hacemos nada para promoverlo mas que lo que estamos haciendo en términos de nuestro trabajo. Porque creo que la gente se da cuenta y dice, Dios mío, este no es otra moda de negocios que pasará. Esto es una completa y nueva forma de hacer coincidir sus procedimientos operacionales con la forma en que su cerebro trabaja realmente.

El objetivo es estar participando positivamente y en su mundo. Todos estamos o no estamos de vez en cuando. GTD fue solo como mire, hay una forma para estar. Y estar significa en su zona. Me entiende, cuando usted está en su zona, el tiempo desaparece, no importa lo que esté haciendo. Como que no hay esa sensación de estar abrumado, no hay distinción entre el trabajo y la vida. No hay ese “Dios, estoy estresado”. Simplemente se está .

Se puede “estar” meditando y en zazen por seis horas, o “estar” corriendo una milla de cuatro minutos o estar disfrutando con sus hijos. Entonces “estar” no tiene nada que ver, no es dependiente de una situación. De lo que depende es de que se entre en esa clase de flujo. Usted conoce, el tipo que escribió el libro del flujo. Toda la idea del flujo es ser capaz de comprometerse en algo en lo que se siente participar exitosa y positivamente y eso constituye un desafío.

Entonces toda la idea de las acciones siguientes de las cosas, de externalizar su mundo y llevar las cosas a partes factibles de hacer. Todas esas cosas realmente sirven y dan soporte a la gente para hacer más fácil el entrar en esa zona. Eso es de lo que se trata GTD. Es, de alguna forma, como si usted llegase a perder la perspectiva y el control, sabrá cómo retomarlo rápidamente.

Eso es lo que GTD es. Si usted está fuera de control o si ha perdido la perspectiva, le garantizo que si escribe todo, lo saca de su cabeza. Si toma las decisiones para las acciones siguientes y decisiones sobre todas las cosas que tienen significado para usted y las lleva a un lugar confiable, el cual luego revisará frente al horizonte de compromisos que tiene para que así lo pueda integrar todo y luego pueda hacer un juicio intuitivo sobre qué hacer, muy seguramente usted ‘estará’.

GTD le da un plan. Si usted quiere llegar allá, así es como se llega. No es algo en que creer. Tal vez hay algo malo sobre GTD pero nunca he recibido un solo email o algo que haya dicho alguien que está mal.

El asunto es ¿cómo lo implemente la gente? Todos dicen, “Está todo muy bien, lo que pasa es que no tengo tiempo”. O, “Empecé, lo dejé, y diablos”. Esa es la en su mayoría la reacción.

Bob: ¿Usted o su editor han fijado una fecha de publicación o un título?

David: Enero, 2009 es la fecha proyectada de publicación.

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Enlace: David Allen Part 2: Getting Things Web Done
Sitio: Web Worker Daily